SPÉCIFICATIONS

Contacts by XPhone est une solution logicielle hybride (sur site et Cloud) qui permet l’accès direct aux données de contact de l’entreprise dans Microsoft Teams. Il est composé d’un serveur Directory central (sur site) et des composants Cloud installés sur le client Microsoft Teams (application Microsoft Teams).

Actuellement, Contacts by XPhone est disponible sous forme de licence de souscription basée sur le nombre d’utilisateurs et peut être installé par le client dans l’application de bureau MS Teams ou dans le client mobile MS Teams et utilisé conformément au EULA (plusieurs périphériques par utilisateur).

En cas d’indisponibilité de produits Cloud (voir ci-dessous « Disponibilité »), il est recommandé au client de prévoir d’autres moyens de communication adaptés et équivalents auxquels il peut avoir éventuellement recours.

Client

Le client installe un client Microsoft Teams sur lequel est installée l’application Contacts by XPhone (Microsoft Store).

Serveur

Système d’exploitation :

• Microsoft Windows Server 2022 ;
  
• Microsoft Windows Server 2019 ;
  
• Microsoft Windows Server 2016.

Jusqu’à 1 000 utilisateurs et 1 dossier Outlook personnel et 1 source de données ODBC :

• 6 GB RAM ;
  
• 8 GB espace disque ;
  
• 2 noyaux CPU.

Puissance nécessaire accrue pour sources de données et contacts :

• 2 GB RAM pour chaque autre source de données.

1 GB espace disque et 250 Mo RAM si SQL Standard/Enterprise

• Par 30 000 contacts dans une simple base de données de contact ODBC sans relation ;
• Par 100 000 contacts CRM (ODBC avec peu de relations) ;
• Par 45 000 contacts privés Outlook ;
• Par 25 000 contacts publics Outlook ;
• Par 50 000 contacts Active Directory.

1 noyau CPU pour chaque 1 000 utilisateurs Contacts by XPhone en plus (à partir de 1 000 utilisateurs)

Remarque : il s’agit de recommandations d’ordre général. Les besoins réels dépendent de nombreux facteurs. D’autres paramètres, tels que performance disque dur, performance réseau, comportement en matière de téléphonie etc., sont difficilement quantifiables de sorte qu’il faudra peut-être adapter dans la pratique ces recommandations.

Interface utilisateur (interaction) :

• Liste des derniers contacts ouverts ;
• Liste de favoris définie par l’utilisateur ;
• Lancer un appel téléphonique via Microsoft Teams, un chat, un appel audio et vidéo en tête-à-tête, rédiger un courriel à partir d’un contact ;
• Téléphonie via le client de téléphonie (installation téléphonique, opérateur tiers, téléphonie Microsoft Teams) ;
• Ouvrir le contact d’origine directement à partir de Contacts by XPhone dans Microsoft Teams (par ex. Microsoft Dynamics) ;
• Fonctionne sur le bureau MS Teams et le client mobile (localisation : DE/EN/FR/IT).

Fonctions de recherche :

• Index ultra-performant pour une recherche rapide ;
• Index des numéros de téléphone compatible multisites ;
• Recherche avancée des numéros de téléphone pour l’identification de l’appelant (numéro d’appel centralisé au lieu du numéro d’accès direct) ;
• Recherche de paramètres flexible ;
• Résultats de la recherche hiérarchisés en fonction de la source de données.

Identification de l’appelant :

• Recherche de l’appelant ultra-performante/Identification de l’appelant via index des numéros de téléphone performant 1
  
• Affichage du nom de l’appelant dans la fenêtre Notification de Microsoft Teams, dans la fenêtre de conversation et dans la liste des appels Microsoft Teams 2

1 L’identification de l’appelant requiert un Session Border Controller qui permet un accès administratif, ainsi qu’une recherche de l’appelant via LDAP. Les anynode et AudioCodes ont été testés.

2 Selon la fonctionnalité implémentée dans MS Teams, permettant d’extraire le nom des informations fournies dans la commande « Invite SIP ». La fonctionnalité implémentée dans MS Teams est susceptible d’être modifiée de sorte qu’il est impossible de garantir une fonctionnalité spécifique dans Microsoft Teams.

Sources de données supportées :

• ODBC/SQL ;
  
• CSV/TXT ;
  
• Contacts Microsoft 365 dans boîtes postales validées ;
• Microsoft Outlook – contacts publics 3 ;
• Microsoft Outlook – contacts privés 3 ;
• HCL Notes 4 ;
• Active Directory/LDAP ;
• Microsoft Dynamics ;
• DATEV pro 5 ;
• Salesforce ;
• Das Telefonbuch Deutschland/ETV Inside - l’annuaire téléphonique de la Suisse ;
• Autres sources données et solutions spécifiques sur demande.

3 Implique le client Outlook installé côté serveur avec les droits correspondants.
4 Implique le serveur Domino et le client Notes installé côté serveur avec les droits correspondants.
5 Implique le poste de travail DATEV sous licence, installé côté serveur avec les droits correspondants (solution incompatible multi-tenant).

Liaison de bases de données :

• Nombre de sources de données : 10 ;
• Association multiple de champs de données ;
• Agrégation de champs de données ;
• Assistant de mappage pour une liaison facile des données sources ;
• Normalisation automatique des numéros d’appel à différents formats de numéro d’appel ;
• Champs de données utilisateur ;
• Accès aux photos des contacts.

Droits d’accès :

• Authentification des utilisateurs via Microsoft Teams ;
• Droits d’accès configurables par source de données.

Installation et configuration :

1. Télécharger les composants logiciels sur site et les installer ;
2. Relier les sources de données souhaitées via Drag & Drop ;
3. Liaison avec le tenant MS Teams du client ;
4. Installation de l’application Contacts by XPhone pour Microsoft Teams (Microsoft Store) et affectation aux utilisateurs.

L’application Microsoft Teams permet de contacter ses correspondants via MS Teams, par courriel ou téléphone. Les conditions sont les suivantes :

• L’adresse électronique enregistrée doit pouvoir être utilisée par Microsoft Teams pour établir une liaison chat, audio ou vidéo ; « Federation » et/ou « External Access » doit être admis dans l’administration du tenant Microsoft en cas de contacts externes ;
• « Téléphonie MS Teams » doit être configurée et sous licence (appel RTCP, par ex. via Direct Routing ou Operator Connect) en cas de numérotation via le réseau téléphonique commuté public (RTCP) ;
• Une application client, qui gère le protocole tel (par ex. client XPhone Connect), doit être installée en cas de numérotation via une application tierce UCC ;
• L’ouverture du masque d’origine dans l’application professionnelle respective à partir du contact dépend d’une URL, fournie ou non par la source de données, qui assure cette ouverture. Par défaut, c’est déjà le cas pour l’application « Microsoft Dynamics CRM ». La fonction « Lien de champs » dans Directory permet d’adapter la création de paramètres URL en fonction de la source de données.

C4B souhaite atteindre une disponibilité moyenne de 98 % par an. Sauf : (a) Les fenêtres de maintenance prévues (6 x 2 heures par an entre 22 et 6 heures UTC+2) dans la mesure où elles sont communiquées au client par écrit au moins 24 heures à l’avance ; (b) Les indisponibilités que le client n’a pas signalées et/ou (c) Les indisponibilités dues à toute autre circonstance indépendante de la bonne volonté et d’un accès direct de C4B.

Horaires service client

Les demandes de support sont enregistrées et traitées dans les horaires indiqués ci-dessous. Il est possible de les soumettre par courriel ou via le portail correspondant de C4B.

• Horaires service client : du lundi au vendredi, de 8h30 à 17h00 ;
• Langues disponibles : français, allemand, anglais ;
• Réception d’appels via : téléphone +33 1 48 32 23 24 ;
• Internet : portail support C4B via https://support.c4b.de/hc/en-150/requests/new.

Afin de pouvoir traiter le ticket d’assistance, les informations suivantes sont nécessaires :

• ID de locataire Microsoft 365 du client ;
• En association avec XPhone Connect UCC : ID système (XID) que vous trouverez sur la page d’accueil de l’interface d’administration du serveur XPhone Connect ;
• Version serveur XPhone ;
• À quel moment le comportement erroné est-il apparu (après une mise à jour, une modification des paramètres etc.) ?
• Est-ce que cela fonctionnait auparavant ?
• Comment le comportement erroné se manifeste-t-il et où se produit-il ?
• Ce comportement erroné est-il sporadique ou régulier ?
• Un seul utilisateur / site est-il concerné ou tous les utilisateurs ?

Les prestations relevant de la garantie sont gratuites ; pour le reste, elles seront facturées en fonction du travail effectué aux tarifs convenus au cas par cas ou, en l’absence de contrat, aux barèmes en vigueur de C4B.

En règle générale, le temps de réponse de nos techniciens est de 24 heures pendant les horaires service client.

Il est également possible d’acheter l’un de nos produits service client (probablement à compter du 2 e trimestre 2024).

Les données restent dans les applications d’origine ou sont sur le serveur XPhone Connect Directory pour y accéder rapidement. Elles sont sur le serveur central de l’entreprise – toujours actuelles – et ne se sont pas enregistrées par Microsoft Teams. La protection du serveur Directory Windows au sein de l’entreprise conformément à la protection des données incombe à l’administrateur.

L’application Contacts by XPhone est gérée par un service Cloud qui coordonne le routage des messages entre l’application client et le serveur Directory. Aucune donnée de contact n’est enregistrée dans le service Cloud, chaque locataire utilise un chiffrement distinct. Ces clés sont automatiquement coordonnées via XPhone Connect Directory.

Les données transmises entre le serveur Directory de l’entreprise et le service Cloud relié à Contacts by XPhone sont chiffrées via HTTPS.

L’application Contacts by XPhone gère une liste de favoris, ainsi qu’une liste des dernières personnes contactées. Ces deux listes sont enregistrées dans la mémoire locale de l’application Contacts by XPhone. Il est possible de supprimer les éléments de liste souhaités via la fonction correspondante.

Administrateur

L’accès à l’interface administrative de XPhone Connect Directory est protégé par un compte administrateur et un mot de passe. Étant donné que l’application d’administration est une connexion Windows locale, il est conseillé de prévoir un accès au bureau à distance et de le protéger en conséquence.

La liaison technique en termes de sécurité entre l’instance XPhone Connect Directory locale et l’application Contacts by XPhone est établie via « Enregistrer un tenant » au cours duquel l’administrateur se légitime à partir de l’interface de XPhone Connect Directory avec son identifiant d’administrateur Microsoft Teams. L’instance Directory est ainsi reliée au tenant Microsoft de l’application MS Teams.

Par ailleurs, l’administrateur Directory veille à la légitimation de l’accès aux données des applications professionnelles, ce qui permet à une source de données d’accéder à un nombre précis de données de contact d’une application professionnelle. En outre, l’administrateur peut définir les utilisateurs/groupes qui ont accès aux données d’une source de données (à ce sujet, voir la documentation XPhone Connect Directory).

Il convient de tenir compte du fait que certains accès aux données dans XPhone Connect Directory s’effectuent via des « droits d’accès complets » à la base de données, c’est-à-dire la limitation des droits d’accès pour chaque utilisateur ou groupe incombe à l’administrateur de Directory.

Utilisateur

La liaison logique et technique en termes de sécurité entre les instances Directory locales et l’application Contacts by XPhone est définie par l’administrateur via « Enregistrer un tenant » (voir ci-dessus). L’utilisateur de l’application Contacts by XPhone, qui se légitime auprès de l’application Microsoft Teams, s’identifie ainsi comme étant l’utilisateur valide du tenant Microsoft correspondant.