Guide
Im Set-up-Guide finden Sie alle Informationen rund um die Installation & Konfiguration von Contacts.
SERVICE
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Systemvoraussetzungen
Client
Microsoft Teams-Client mit installierter Contacts by XPhone-App (Microsoft Store)
Server
Betriebssysteme
- Microsoft Windows Server 2025*
- Microsoft Windows Server 2022
- Microsoft Windows Server 2019
* Durch eine fehlerhafte MAPI DLL von Microsoft ist keine MAPI-Anbindung möglich (keine Anbindung der Outlook-Kontakte)
Voraussetzungen
- Aktuelle Service Packs werden vorausgesetzt.
- Der Contacts Server darf nicht auf einem Terminalserver installiert werden.
- Der Contacts Server darf nicht auf einem Domain Controller installiert werden.
Hardware
- Bis zu 1.000 User | 1 persönlicher Outlook-Ordner | 1 ODBC Datenquelle:
- 6 GB RAM
- 8 GB Festplattenspeicher
- 2 CPU Kerne
- Zusätzlicher Leistungsbedarf für Datenquellen & Kontakte:
- 2 GB RAM für jede weitere Datenquelle
- 1 GB Festplattenspeicher & 250 MB RAM bei SQL-Standard/Enterprise je
- 30.000 Kontakte in einer einfachen ODBC Kontakt-Datenbank ohne Relationen
- 100.000 CRM Kontakte (ODBC mit wenigen Relationen)
- 45.000 Outlook private Kontakte
- 25.000 Outlook öffentliche Kontakte
- 50.000 Active Directory Kontakte
- 1 CPU-Kern je weitere 1.000 Contacts by XPhone-User (ab 1.000 User)
Hinweis: Es handelt sich um allgemeine Empfehlungen. Der tatsächliche Bedarf hängt von vielen Faktoren ab. Einige weitere Parameter können nur schwer quantifiziert werden (z. B. Festplatten- & Netzwerk-Performance, Telefonieverhalten etc.), so dass die Empfehlungen beim Einsatz in der Praxis möglicherweise angepasst werden müssen.
Unterstützte Datenquellen
- ODBC/SQL
- CSV/TXT
- Microsoft 365 Kontakte
- All Users
- Mail Contacts
- Private Contacts
- Shared Mailbox Contacts
- Microsoft Outlook (über Exchange On-Premises)
- öffentliche Kontakte 1
- private Kontakte 1
- HCL Notes 2
- Active Directory/LDAP
- Microsoft Dynamics
- DATEV pro 3
- Salesforce
- Das Telefonbuch Deutschland/ETV Inside - Das Schweizer Telefonbuch
- Weitere Datenquellen & Branchenlösungen auf Anfrage.
1 Erfordert serverseitig installierten Outlook-Client mit entsprechenden Benutzerrechten
2 Erfordert Domino-Server und serverseitig installierten Notes-Client mit entsprechenden Benutzerrechten
3 Erfordert serverseitig installierten und lizenzierten DATEV-Arbeitsplatz mit entsprechenden Benutzerrechten (Lösung nicht multi-mandantenfähig)
Anrufer-Identifizierung
- Hochperformante Anrufersuche/Anrufer-Identifizierung über leistungsfähigen Rufnummernindex 1
- Anzeige des Anrufernamens im Notification-Fenster von Microsoft Teams, der Konversationsansicht sowie in der Microsoft Teams-Anruferliste 2
1 Für die Anrufer-Identifizierung wird ein Session Border Controller benötigt, der einen administrativen Zugriff ermöglicht. Freigegeben sind anynode und AudioCodes.
2 Abhängig von der in Microsoft Teams implementierten Funktionalität, den Namen aus den im „SIP-Contact“-Element gelieferten Informationen zu extrahieren.
Zugriffsberechtigungen
- Die Berechtigungsprüfung läuft über die Benutzer- und Gruppenverwaltung von Microsoft 365 oder über das Active Directory.
- Die Zugriffsrechte sind pro Datenquelle konfigurierbar.
Release Notes
Dezember 2025
- AppLink: AppLink ist ein lokaler Windows-Client, der der Telefoniestatus des Nutzers erkennt und über definierte Events (z. B. Ringing, Connected, Hang-Up) lokale Aktionen ausführt (z. B. Bei der Annahme eines Telefonats wird automatisch der passende Salesforce-Kontakt geöffnet).
- Insights: Über die Insights-Funktion lassen sich beliebige Informationen zu einem Kontakt, die in einer der angebundenen Anwendungen wie z. B. dem ERP- oder CRM-System hinterlegt sind, direkt in Microsoft Teams anzeigen.
- Das Frontend lässt sich frei gestalten (z. B. via HTML, Java Script etc).
- Über interaktive Elemente (Links/Buttons) lassen sich zusätzlich Aktionen starten (z. B. „Ticket anzeigen“, „Vertrag öffnen“).
- Insights lässt sich zentral über das Conatcts-Admintool konfigurieren
Juni 2025
- Die Kontaktsuche im persönlichen Outlook-Adressbuch funktionierte nicht wie erwartet. Dieses Problem wurde behoben.
- Die LDAP-Abfrage führte aufgrund einer fehlerhaften SQL-Abfrage-Konfiguration zu Problemen. Das Setup wurde korrigiert.
- Ein Update-Problem wurde behoben, bei dem aufgrund fehlender Berechtigungen das Starten des CbyX-Dienstes fehlschlug.
November 2024
- Neue Behandlung der technischen Lizenzierung
- Die Lizenzierung erfolgt komplett online. Es werden keine Lizenzcodes mehr benötigt.
- Lizenzübersicht über die Lizenzportal-Anwendung
- 30 Tage-Testperiode ohne Anforderung von Testlizenzen
- Rufnummernauflösung/Anruferanzeige in Microsoft Teams per
Cloud-REST-Schnittstelle
(via Direct-Routing für anynode und AudioCodes) - Kein LDAP-Zugang mehr notwendig
- In der Folge werden weder ein Zertifikat noch spezielle Portfreigaben benötigt.
- Es sind keine spezielle Datenquellen-Konfiguration mehr erforderlich (Plug & Play).
- Neue Datenquelle: „Microsoft 365 Mail Contacts“ (bindet
das gleichnamige Adressverzeichnis aus Microsoft 365 an)
Mai 2024
- Allgemeine Freigabe
- Berechtigungsprüfung für Datenquellen aufgrund von Gruppen in Microsoft 365
- Anbindung Microsoft 365 Kontakte in freigegebenen Postfächern
- Über Graph-API
- Komplette Daten-Replikation wegen „Throttling“
- „Delta-Query“ für schnellen Abgleich einzelner Änderungen (minütlich)
- Vereinfachte Konfiguration des Directory Servers
FAQ
Brauche ich einen MS Windows Server, um Contacts by XPhone zu installieren?
Ja, für die Installation von Contacts by XPhone wird ein Microsoft Windows Server benötigt. Dieser Server bildet die Grundlage für die Verbindung und Verwaltung der verschiedenen Datenquellen und Dienste mit Microsoft Teams.
Alle Informationen zu den Systemvoraussetzungen finden Sie hier.
Muss die Contacts by XPhone Teams-App an jedem Benutzer-Computer installiert werden?
Nein, die Contacts by XPhone App muss nicht auf jedem Benutzer-Notebook einzeln installiert werden. Die App wird zentral in Microsoft Teams über das Admin-Center verwaltet und hier für die gewünschten User bereitgestellt. Sobald dies geschehen ist, können die entsprechenden User in ihrem MS Teams-Client auf die App zugreifen und alle Funktionen von Contacts by XPhone nutzen.
Wo wird die Contacts by XPhone MS Teams App gehostet?
Die Contacts by XPhone App wird in der Cloud bei Microsoft Azure gehostet. Da Contacts by XPhone nahtlos in Microsoft Teams integriert ist, nutzt die App die Infrastruktur von Microsoft Azure. Azure bietet eine sichere, skalierbare und zuverlässige Cloud-Umgebung, die sich hervorragend für die Hosting-Anforderungen der App eignet.
Wie lange dauert es, den Daten-Konnektor (XPhone Directory Service) für Contacts by XPhone zu installieren?
Der Daten-Konnektor lässt sich leicht und ohne hohen Zeitaufwand installieren.
Geschätzter Zeitaufwand:
Download und Vorbereitung: ca. 15-30 Minuten
Installation: ca. 30-45 Minuten
Konfiguration und Test: ca. 1-2 Stunden
Insgesamt dauert die komplette Installation und Konfiguration des Daten-Konnektors in der Regel 2-3 Stunden, abhängig von der Komplexität der IT-Umgebung und der Anzahl der zu konfigurierenden Datenquellen.
Sind Firewall-Einstellungen notwendig? Wenn ja, sind diese in der Admin-Doku beschrieben?
Die Plug & Play Inbetriebnahme des lokalen Konnektors erfolgt ohne spezielle Portfreigaben. Der Daten-Konnektor benötigt lediglich ausgehende HTTP- und HTTPS-Verbindungen auf Port 443 für die Kommunikation mit dem Cloud-Dienst in Microsoft Azure.
Wenn für die Rufnummern-Identifikation mit einem SBC LDAP verwendet wird, müssen zusätzlich die entsprechenden Ports (standardmäßig Port 389 für unverschlüsselte Verbindungen und Port 636 für verschlüsselte Verbindungen) freigegeben werden.
Die notwendigen Firewall-Einstellungen und Netzwerkanforderungen sind ausführlich in der Admin-Doku beschrieben.
Wie lange dauert es, eine Kontakt-Datenbank mit dem Daten-Konnektor anzubinden?
Für das Anbinden neuer Kontakt-Datenbanken steht ein eigener Konfigurations-Assistent (Wizard) bereit. Rufen Sie nach der Installation des XPhone Connect Directory Servers die Administrations-Oberfläche auf. Sobald Sie die Konfiguration der Datenquellen starten, öffnet sich automatisch der Konfigurations-Assistent, der durch den Prozess führt.
Welche Kontaktdatenbanken werden unterstützt?
Contacts by XPhone unterstützt eine Vielzahl von Kontaktdatenbanken und Datenquellen wie z. B. Microsoft 365 (Kontakte in freigegebenen Postfächern), öffentliche und private Outlook-Kontakte (über Exchange On-Premises) sowie CSV/TXT, ODBC/SQL und LDAP-Verzeichnisse. Die vollständige Liste steht hier bereit: Systemvoraussetzungen
Wenn bestimmte Applikationen oder branchenspezifische Datenquellen fehlen, freuen wir uns über eine Nachricht.
Kann der Daten-Konnektor (XPhone Directory) auch in der Cloud installiert und betrieben werden?
Ja, der Daten-Konnektor kann auch in der Cloud installiert und betrieben werden. Der Konnektor ist flexibel einsetzbar und unterstützt sowohl On-Premises als auch Cloud-Installationen. Hier sind einige relevante Details dazu:
Cloud-APIs: Der Directory-Service kommuniziert über sichere Cloud-APIs, wodurch er flexibel und skalierbar in der Cloud betrieben werden kann.
Anforderungen: Für den Betrieb in der Cloud sind keine speziellen Änderungen nötig. Der Directory-Service benötigt lediglich ausgehende HTTP-Verbindungen auf Port 443 (Websocket). Es sind keine zusätzlichen Anforderungen an (Reverse-)Proxy oder NAT notwendig.
Authentifizierung und Berechtigungen: Die Authentifizierung erfolgt über Entra ID (wo möglich). Die Berechtigungsprüfung kann über Active Directory oder Microsoft 365-/Teams-Gruppen gesteuert werden. Dies macht die Cloud-Integration nicht nur besonders sicher, sondern garantiert auch eine einfache Administration.
Ich möchte nur die Rufnummern-Identifikation nutzen. Ist dies möglich, ohne die Contacts-App zu installieren?
Ja, die Rufnummern-Identifikation mit Contacts by XPhone kann auch genutzt werden, ohne die Contacts-App in Microsoft Teams zu installieren. Die Rufnummern-Identifikation funktioniert über einen Session Border Controller (SBC), wie z.B. AudioCodes oder anynode.
Benötigt werden hierfür die gleichen Lizenzen für Contacts by XPhone.
Wird für Contacts by XPhone eine XPhone Connect Server Lizenz benötigt?
Nein, es werden weder Server- noch Up2Date-Lizenzen benötigt. Die Lizenzierung erfolgt ausschließlich im Abo-Modell. Dies vereinfacht den Betrieb in der Cloud erheblich.