Leistungsbeschreibung

Contacts by XPhone ist eine hybride Cloudsoftware-Lösung (On-Premise- & Cloud-Komponenten), die den direkten Zugriff auf die vorhandenen Unternehmens-Kontaktdaten in Microsoft Teams zur Verfügung stellt. Das Produkt besteht aus einem zentralen Directory Server (On-Premise), sowie den im Microsoft Teams Client installierten Cloud Software Komponente (Microsoft Teams App).

Contacts by XPhone gibt es aktuell als benutzerbasierte Subskriptions-Lizenz und kann vom Kunden sowohl in der Teams Desktop-Anwendung als auch im Teams Mobile Client installiert und gemäß EULA genutzt werden (mehrere Endgeräte pro Benutzer möglich).

Wegen der Möglichkeit einer Nichtverfügbarkeit von Cloud-Produkten (siehe unten „Verfügbarkeit“) wird dem Kunden empfohlen, angemessene und gleichwertige alternative Kommunikationswege vorzuhalten, auf die der Kunde im Bedarfsfall zurückgreifen kann.

Client

Der Kunde installiert einen Microsoft Teams-Client mit installierter Contacts by XPhone-App (Microsoft Store)

Server

Betriebssystem

• Microsoft Windows Server 2022
• Microsoft Windows Server 2019
• Microsoft Windows Server 2016
• Microsoft Windows Server 2025

Bis 1.000 User und 1 persönlicher Outlook-Ordner und 1 ODBC Datenquelle:

• 6 GB RAM
• 8 GB Festplattenspeicher
• 2 CPU Kerne

Zusätzlicher Leistungsbedarf für Datenquellen und Kontakte:

• 2 GB RAM für jede weitere Datenquelle

1 GB Festplattenspeicher und 250 MB RAM bei SQL-Standard/Enterprise

• je 30.000 Kontakte in einer einfachen ODBC Kontakt-Datenbank ohne Relationen
• je 100.000 CRM Kontakte (ODBC mit wenigen Relationen)
• je 45.000 Outlook private Kontakte
• je 25.000 Outlook öffentliche Kontakte
• je 50.000 Active Directory Kontakte

1 CPU-Kern je weitere 1.000 Contacts by XPhone-User (ab 1.000 User)

Hinweis: Es handelt sich hierbei um allgemeine Empfehlungen. Der tatsächliche Bedarf hängt von vielen Faktoren ab. Einige weitere Parameter können nur schwer quantifiziert werden (z.B. Festplatten-Performance, Netzwerk-Performance, Telefonieverhalten etc.), sodass die Empfehlungen beim Einsatz in der Praxis möglicherweise angepasst werden müssen.

Benutzeroberfläche (Interaktion):

• Liste zuletzt geöffneter Kontakte
• Benutzer definierbare Liste von Favoriten
• Starten von Microsoft Teams Telefonie, Chat, Audio-/Video-Calls (1:1), E-Mail aus den Kontaktdetails
• Telefonie über Telefonie-Client (Telefonanlage, Dritt-Anbieter, Microsoft Teams Telefonie)
• Öffnen des Original-Kontaktes direkt aus Contacts by XPhone in Microsoft Teams (z.B. Microsoft Dynamics)
• Läuft auf dem MS Teams Desktop + Mobile Client (Lokalisierung: DE/EN/FR/IT)

Suchfunktionen:

• High Performance Index für schnelle Datensuche
• Rufnummern-Index mehrstandortfähig
• Rufnummern-Näherungssuche bei Anrufer-Identifizierung (zentrale Rufnummer statt Durchwahl)
• Flexible Parameter-Suche
• Suchergebnisse nach Datenquelle priorisiert

Anrufer-Identifizierung

• Hochperformante Anrufersuche/Anrufer-Identifizierung über leistungsfähigen Rufnummernindex ¹
• Anzeige des Anrufernamens im Notification-Fenster von Microsoft Teams, der Konversationsansicht sowie in der Microsoft Teams-Anruferliste ²

1 Für die Anrufer-Identifizierung wird ein Session Border Controller benötigt, der einen administrativen Zugriff sowie eine Anrufersuche über LDAP ermöglicht. Getestet wurden anynode und AudioCodes.

2 Abhängig von der in MS Teams implementierten Funktionalität, den Namen aus den im „SIP-Invite“-Kommando gelieferten Informationen zu extrahieren. Die in MS Teams implementierte Funktionalität kann sich jederzeit ändern und das verfügbare Funktionsspektrum verändern, so dass eine bestimmte Funktionalität in Microsoft Teams nicht zugesichert werden kann.

Unterstützte Datenquellen

• ODBC/SQL
• CSV/TXT
• Microsoft 365 Kontakte in freigegebenen Postfächern
• Microsoft Outlook – öffentliche Kontakte ³
• Microsoft Outlook – private Kontakte ³
• HCL Notes ⁴
• Active Directory/LDAP
• Microsoft Dynamics
• DATEV pro ⁵
• Salesforce
• Das Telefonbuch Deutschland/ETV Inside - Das Schweizer Telefonbuch
• Weitere Datenquellen & Branchenlösungen auf Anfrage.

3 Erfordert serverseitig installierten Outlook-Client mit entsprechenden Benutzerrechten
4 Erfordert Domino-Server und serverseitig installierten Notes-Client mit entsprechenden Benutzerrechten
5 Erfordert serverseitig installierten und lizenzierten DATEV-Arbeitsplatz mit entsprechenden Benutzerrechten (Lösung nicht multi-mandantenfähig)

Datenbank-Anbindung

• Anzahl der Datenquellen: 10
• Mehrfachzuordnung von Datenfeldern
• Aggregieren von Datenfeldern
• Mapping Wizard für einfache Quelldaten-Verknüpfung
• Automatische Normierung von Rufnummern auf versch. Rufnummernformate
• Benutzerdefinierte Datenfelder
• Zugriff auf Kontaktfotos

Zugriffsberechtigungen

• Authentifizierung der Benutzer über Microsoft Teams
• Zugriffsrechte pro Datenquelle konfigurierbar

Einrichten (Installation & Konfiguration):

1.  Herunterladen der On-Premise Softwarekomponente und Installation
2.  Anbindung der gewünschten Datenquellen via Drag & Drop
3.  Verknüpfung mit dem kundenseitig vorhandenen MS Teams Tenant
4.  Installation der Contacts by XPhone Microsoft Teams App (App-Store) und Zuweisung der App für die Benutzer

Die Microsoft Teams-App bietet Funktionen, um gespeicherte Kontakte per Teams, E-Mail oder Telefonie zu kontaktieren. Hierfür existieren folgende Voraussetzungen:

• Die beim Kontakt gespeicherte E-Mail-Adresse muss von Microsoft Teams verwendet werden können, um eine Chat-, Audio oder Video-Verbindung aufzubauen. Bei externen Kontakten muss „Federation“ bzw. „External Access“ in der Microsoft-Tenant-Administration zugelassen sein.
• Bei der Wahl über das öffentliche Fernsprechnetz (PSTN) muss „Teams Telefonie“ eingerichtet und lizenziert sein (PSTN Calling z.B. über Direct-Routing oder Operator Connect).
• Bei Wahl über eine UCC-Drittanwendung muss eine Client-Anwendung installiert sein, die den „tel:“-Protokoll-Handler unterstützt (z.B. XPhone Connect Client).
• Das Öffnen der Originalmaske in der jeweiligen Geschäftsanwendung aus der Kontakt-Detailansicht ist abhängig davon, ob die Datenquelle einen URL liefert, der das Öffnen der Kontaktmaske ermöglicht. Vorgeleistet ist dies im Default für die Anwendung „Microsoft Dynamics CRM“. Über die Funktion „Feldverknüpfung“ im Directory lässt sich die Generierung von URL-Parametern datenquellenspezifisch anpassen.

C4B strebt eine durchschnittliche Verfügbarkeit von 98 Prozent pro Jahr an. Ausgenommen von dieser Verfügbarkeit sind (a) geplante Wartungsfenster (6 x 2 Stunden pro Jahr zwischen 22 und 6 Uhr MESZ), sofern diese dem Kunden zumindest in Textform spätestens 24 Stunden im Voraus angekündigt werden; (b) Nicht-Verfügbarkeiten, die der Kunde nicht gemeldet hat und/oder (c) Nicht-Verfügbarkeiten aufgrund von sonstigen Umständen, die außerhalb der Kontrolle und eines unmittelbaren Zugriffs von C4B liegen

Servicezeiten

Die Support-Annahme und -Bearbeitung erfolgt zu den unten genannten Service-Zeiten. Support-Anfragen können per E-Mail oder über das Support-Portal der C4B abgesetzt werden.

• Service Zeiten: Montag bis Freitag 08:30 - 17:00 Uhr (außer an Feiertagen des Bundeslandes Bayern)
• Verfügbare Sprachen: Deutsch, Englisch
• Call-Annahme über: Telefon +49 89 840798-200
• Internet: C4B Support Portal über https://support.c4b.de/hc/de/requests/new

Zur Bearbeitung des Tickets werden folgende Informationen benötigt:

• Microsoft 365 Mandanten-ID des Kunden
• Im kombinierten Betriebsfall mit XPhone Connect UCC: System-ID (XID) (diese finden Sie auf der Startseite der XPhone Connect Server-Administrationsoberfläche)
• Version zu XPhone Server
• Seit wann tritt das Verhalten auf (gab es ein Update etc. Änderung von Einstellungen)?
• Hat es schon mal funktioniert?
• Wie äußert sich das Verhalten und wo tritt es auf?
• Ist das Verhalten nur sporadisch oder lässt es sich reproduzieren?
• Ist nur ein Nutzer / ein Standort betroffen oder sind alle Benutzer betroffen?

Support-Services zur Erfüllung der Gewährleistungsrechte des Kunden sind für diesen kostenfrei, im Übrigen nach Aufwand zu bezahlen zu den einzelvertraglich vereinbarten Preisen, bei fehlender Vereinbarung zu den jeweils aktuellen Listenpreisen von C4B.

Die Zielreaktionszeit unseres Supports beträgt im Regelfall, innerhalb der Service Zeiten 24 Stunden.

Alternativ kann eines unserer Service Produkte erworben werden.

Contacts by XPhone ist eine hybride Lösung aus On-Premise- und Cloud-Komponenten. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Unternehmens als Verantwortlichem gemäß Art. 28 DSGVO. 

Speicherorte und Systemarchitektur 

Die Bereitstellung der Kontaktdaten erfolgt über das XPhone Connect Directory, das in der IT-Infrastruktur des Unternehmens installiert und betrieben wird. Eine dauerhafte Speicherung von Daten aus angebundenen Datenquellen (z. B. Microsoft Outlook, Microsoft Teams) auf Servern der C4B Com For Business AG findet nicht statt. Bestimmte clientseitige Daten – etwa Favoriten oder zuletzt kontaktierte Personen – werden ausschließlich lokal im benutzerspezifischen Speicher der Microsoft Teams App auf dem Endgerät abgelegt. C4B hat hierauf keinen Zugriff. 

Cloud-Dienste und Sub-Auftragsverarbeiter 

Für die technische Bereitstellung setzt C4B folgende Sub-Auftragsverarbeiter ein:

• Microsoft Azure (Microsoft Ireland Operations Ltd.) zur Bereitstellung der Cloud-Infrastruktur innerhalb der Europäischen Union (Microsoft EU Data Boundary). 
• CloudAMQP (84codes AB, Schweden) als Messaging-Dienst zur Kommunikation zwischen den Produktkomponenten. 

Alle Kommunikationsprozesse zwischen dem XPhone Connect Directory und den Cloud-Komponenten sind mandantenspezifisch verschlüsselt. Eine Speicherung von Kontaktdaten im Cloud-Dienst erfolgt nicht.

Datenverarbeitung und Verarbeitungszwecke 

Im Rahmen der Nutzung von Contacts by XPhone werden – je nach Funktion – folgende Daten verarbeitet: 

• Zugriffs- und Nutzungsdaten (z. B. Microsoft Tenant-ID) 
• Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail, Telefonnummer) 
• Kontaktfotos 
• Kommunikations- und Verbindungsdaten

Diese Verarbeitung dient u. a. folgenden Zwecken:

• Authentifizierung: einmalige Registrierung über ein administratives Microsoft Teams-Konto zur Ermittlung der Microsoft Tenant-ID
• Bereitstellung der Suchfunktion: Durchsuchen der angebundenen Datenquellen im Auftrag des Verantwortlichen
• Anrufer-Identifizierung: Anzeige des Anrufernamens in Microsoft Teams nach Abgleich der angebundenen Quellen 

Datenübertragung außerhalb des EWR

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur auf Basis der geltenden Rechtsgrundlagen: 

• Angemessenheitsbeschlüsse nach Art. 45 DSGVO, etwa für Großbritannien, Kanada oder Israel 
• EU-US Data Privacy Framework, sofern der US-Dienstleister zertifiziert ist 
• Standardvertragsklauseln (SCCs) nach Art. 46 Abs. 2 lit. b DSGVO, falls weder Angemessenheitsbeschluss noch Zertifizierung vorliegen

Viele Anbieter setzen zusätzliche Schutzmaßnahmen wie starke Verschlüsselung oder verpflichtende Hinweise bei behördlichen Zugriffsanfragen ein. 

Speicherdauer 

Daten, die im Rahmen einer Suchanfrage oder beim Anzeigen von Ergebnissen verarbeitet werden, werden lediglich für die Dauer des technisch erforderlichen Transportvorgangs verarbeitet – maximal bis zum Ende der jeweiligen Sitzung. 

Darüber hinaus speichert C4B Daten des Verantwortlichen nur solange, wie die Nutzung von Contacts by XPhone vertraglich besteht, sofern der Verantwortliche keine abweichenden Weisungen erteilt.

Administrator

Der Zugang zur administrativen Oberfläche des XPhone Connect Directory ist durch ein Admin-Konto plus Passwort gesichert. Da es sich bei der Administrationsanwendung um eine lokal installierte Windows-Anmeldung handelt, ist ein Remote-Desktop-Zugriff zu empfehlen, der entsprechend abzusichern ist.

Die sicherheitstechnische Verbindung zwischen lokal installierter XPhone Connect Directory-Instanz und der Contacts by XPhone-App wird durch die sogenannte „Tenant-Registrierung“ hergestellt. Bei dieser legitimiert sich der Administrator aus der Oberfläche des XPhone Connect Directory heraus mit seiner Microsoft Teams-Administrator-Anmeldung. Dadurch wird die Directory-Instanz mit dem Microsoft-Tenant der Teams-Anwendung verknüpft.

Weiterhin sorgt der Directory-Administrator für die Legitimierung des Zugriffs auf die Daten der Geschäftsanwendungen. Hierdurch erhält eine Datenquelle Zugriff auf eine bestimmte Menge von Kontaktdaten einer Geschäftsanwendung. Im Weiteren kann der Administrator festgelegen, welche Benutzer/Gruppen Zugriff auf die Daten einer Datenquelle haben (siehe hierzu Produktdokumentation des XPhone Connect Directory).

Es ist zu beachten, dass manche Datenzugriffe im XPhone Connect Directory über “Vollzugriffs-Berechtigungen” auf den Datenbestand stattfinden. D.h. die Einschränkung der Zugriffsrechte für die einzelnen Benutzer bzw. Benutzergruppen obliegt dem Administrator des Directories.

Benutzer

Die logische und sicherheitstechnische Verknüpfung zwischen lokaler Directory-Instanz und der Contacts by XPhone-App ist vom Administrator über die Tenant-Registrierung vorgegeben (siehe voriger Punkt). Der Benutzer der Contacts by XPhone App legitimiert sich gegenüber der Microsoft Teams-Anwendung und ist damit als gültiger Benutzer des jeweiligen Microsoft-Tenants identifiziert.