Microsoft Teams

Tipps & Tricks

Lösungshilfe aus der Praxis

Willkommen in unserer Microsoft Teams FAQ – deiner zentralen Anlaufstelle für Tipps, Tricks und Lösungen rund um Microsoft Teams! Hier findest du einfache Anleitungen für häufige Probleme, hilfreiche Funktionen und die besten Apps, um Teams optimal zu nutzen. Egal, ob du Technik-Administrator oder Alltagsnutzer bist – unsere verständlichen Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen dir, Fehler schnell zu beheben und produktiver zu arbeiten.

Unsere Themenbereiche decken alles ab: von Fehlerbehebung bei Mikrofon- und Verbindungsproblemen über Allgemeine Tipps zur Effizienzsteigerung, über das aktuelle Thema CoPilot bis hin zu nützlichen Apps, die dein Teams-Erlebnis erweitern. Du suchst eine Lösung für Kontaktprobleme, willst Benachrichtigungen richtig einstellen oder neue Features entdecken? Dann bist du hier genau richtig! 🚀


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Tipps & Tricks - Unsere Themen

Allemeine Tipps

Microsoft Teams ist eine vielseitige Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit, die kontinuierlich verbessert wird. Egal, ob du Teams-Neuling oder erfahrener Nutzer bist – hier findest du grundlegende Informationen und praktische Tipps, um Teams effizient zu nutzen. Von der Kontoerstellung über wichtige Funktionen bis hin zu individuellen Einstellungen – diese Kategorie bietet dir einen umfassenden Überblick.

Erfahre, wie du Chats, Kanäle und Meetings optimal verwaltest, Benachrichtigungen anpasst und mit deinem Team noch effizienter zusammenarbeitest. Wir zeigen dir, wie du Teams auf verschiedenen Geräten einrichtest, welche Sicherheitsoptionen wichtig sind und halten dich über neue Features und Updates auf dem Laufenden.

Mit diesen allgemeinen Informationen bist du bestens vorbereitet, um Teams effektiv zu nutzen. Von praktischen Shortcuts bis hin zu versteckten Funktionen – diese Tipps erleichtern deinen Arbeitsalltag und machen Teams noch leistungsfähiger! 🚀

  • Öffnen Sie Microsoft Teams.
  • Klicken Sie auf Einstellungen und mehr und dann auf Einstellungen.
  • Wählen Sie Personen aus. 
  • Unter Kontakte synchronisieren klicken Sie auf Verwalten.
  • Wählen Sie die Option Von Outlook.com oder Von Skype, um die Synchronisierung zu starten.
  • Öffnen Sie die Personen-App in Microsoft Teams.
  • Wählen Sie einen Kontakt aus und klicken Sie auf Weitere Optionen (drei Punkte).
  • Wählen Sie Kategorie hinzufügen, um ein Kategorietag für diesen Kontakt zu erstellen oder eine vorhandene Kategorie anzuwenden.
  • Sie können diese Gruppierungen unter Kategorien auf der linken Seite der Personen-App anzeigen.

Nutze die Tastenkombinationen für schnelleres Arbeiten:

  • Strg + 1 : Aktivitäten
  • Strg + 2 : Chat
  • Strg + 3 : Teams
  • Strg + E : Suche starten
  • Strg + ,  : Einstellungen öffnen
  • Bewege den Mauszeiger über die Nachricht.
  • Klicke auf die drei Punkte ... und wähle Speichern.
  • Um gespeicherte Nachrichten anzuzeigen, gib /gespeichert in die Suchleiste ein.
  • Klicke in der Liste Ihrer Teams auf Team beitreten oder ein Team erstellen
  • Wähle „ein Team erstellen“
  • Wähle „Ein Team von Grund auf neu erstellen“
  • Wähle „Org-weit“
  • Gib den Namen des Teams ein und klicke auf Erstellen

Einige nützliche Windows-Tastaturverknüpfungen sind:

  • Strg+E - Suchen,
  • Strg+Umschalt+M - Stummschalten,
  • Strg+N - neuer Chat,
  • Strg+Umschalt+R - Aufnahme und
  • Strg+Umschalt+P - Aufnahme pausieren/fortsetzen

Für Mac-Benutzer gibt es einige hilfreiche Verknüpfungen auf der Tastatur:

  • Befehl+N - neuer Chat,
  • Befehl+Gleichheitszeichen (=) - Vergrößern,
  • Befehl+Minuszeichen (-) - Verkleinern,
  • Befehl+6 - Dateien öffnen, und
  • Befehl+O - eine Datei anhängen

  • Ihre Tenant ID ermitteln Sie über das Azure Portal. Die finden diese im Abschnitt Mandanten-ID. 
  • Klicken Sie hierzu auf folgenden Link:
    Link zum Azure Portal

Telefonie

Microsoft Teams Telefonie ermöglicht dir professionelle Anrufe – egal ob intern, extern oder über das öffentliche Telefonnetz (PSTN). Mit VoIP-Funktionen, Anrufweiterleitung und Voicemail wird Teams zur kompletten Telefonanlage für Unternehmen. Erfahre, wie du Anrufe startest, verwaltest und optimierst, um effizienter zu kommunizieren.

In dieser Kategorie findest du Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Einrichtung von Anrufgruppen, Konfiguration von Telefoniegeräten und zur Integration von Teams-Telefonie in bestehende Systeme. Falls du Ton- oder Verbindungsprobleme hast, bieten wir schnelle Lösungen zur Fehlerbehebung. Zudem erfährst du, wie du Headsets, Konferenztelefone und mobile Geräte optimal für Teams-Telefonie einsetzt.

Bleib mit unseren aktuellen Tipps, Updates und Best Practices auf dem neuesten Stand und nutze Microsoft Teams als leistungsstarkes Telefonsystem für dein Unternehmen! 📞🚀

  • Klicke in Teams oben rechts auf dein Profilbild und wähle Einstellungen.
  • Gehe zu Anrufe und aktiviere Anrufweiterleitung.
  • Wähle aus, ob Anrufe an eine andere Person, eine Gruppe oder die Voicemail weitergeleitet werden sollen.
  • Speichere die Änderungen, damit eingehende Anrufe automatisch umgeleitet werden.
  • Öffne Einstellungen → Anrufe und scrolle zum Abschnitt Voicemail.
  • Klicke auf Voicemail konfigurieren und lege eine persönliche Begrüßung fest.
  • Aktiviere die automatische Transkription, damit Teams Sprachnachrichten in Text umwandelt.
  • Speichere die Änderungen, um deine Voicemail zu aktivieren.

Teams kann als vollwertige Cloud-Telefonanlage genutzt werden. Dafür gibt es drei Optionen:

  • Direct Routing: Eigene SIP-Trunks oder PBX-Anlagen mit Teams verbinden.
  • Operator Connect: Teams mit einem Telefonanbieter koppeln, ohne eigene Infrastruktur.
  • Microsoft Calling Plans: Telefonflatrates direkt von Microsoft nutzen.

Sie möchten mehr zu Direct-Routing erfahren? Einen Spezialisten finden Sie  >> HIER.

Mit Anrufgruppen kannst du eingehende Anrufe automatisch an mehrere Kollegen weiterleiten.

  • Rufgruppen mit Priorität: Bestimmte Personen erhalten zuerst den Anruf.
  • Klingeln bei allen gleichzeitig oder nacheinander möglich.
  • Warteschleifen mit Musik für eine professionelle Anrufannahme.
    • Nutze kabelgebundene Headsets für besseren Klang.
    • Optimiere dein WLAN oder verwende eine kabelgebundene Verbindung.
    • Priorisiere Teams-Traffic im Router für stabile Verbindungen.

    • CoPilot

    Hokus Pokus - Arbeitsfokus: Maximale Produktivität mit KI: Microsoft Copilot ist dein intelligenter KI-Assistent in Microsoft Teams und hilft dir, effizienter zu arbeiten. Mit KI-gestützten Funktionen kannst du Chats zusammenfassen, Meetings automatisch protokollieren und smarte Antwortvorschläge erhalten. Copilot analysiert Inhalte in Echtzeit und unterstützt dich bei der Organisation und Strukturierung deiner Arbeit – perfekt für alle, die ihre Workflows optimieren möchten.

    Besonders in Meetings entfaltet Copilot seine Stärken: Er erstellt Zusammenfassungen, hebt wichtige Punkte hervor und generiert To-Dos basierend auf dem Gesprächsverlauf. Auch in Chats ist Copilot ein Gamechanger, indem er relevante Nachrichten filtert und passende Antworten vorschlägt. So sparst du wertvolle Zeit und kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren.

    In dieser Kategorie findest du Tipps und Anleitungen, wie du Copilot optimal nutzt. Erfahre, wie du KI-Funktionen aktivierst, in deinen Arbeitsalltag integrierst und das volle Potenzial von Microsoft Teams ausschöpfst! 🚀

    • Öffne Microsoft Teams und stelle sicher, dass dein Unternehmen Copilot aktiviert hat.
    • Klicke auf das Copilot-Symbol in der oberen Menüleiste.
    • Frage Copilot nach Zusammenfassungen, Vorschlägen oder Analysen für laufende Unterhaltungen.
    • Du kannst auch Meeting-Notizen automatisch generieren lassen, indem du Copilot während eines Meetings aktivierst.
    • Starte oder tritt einem Teams-Meeting bei.
    • Klicke auf das Copilot-Symbol im Besprechungsfenster.Nutze Copilot für:
      > Live-Zusammenfassungen       von Gesprächen.
      > Hervorhebung wichtiger Punkte      .
    • - Erstellung von Aufgaben und To-Dos basierend auf dem Gesprächsverlauf.
    • Öffne einen Chat oder Kanal in Microsoft Teams.
    • Tippe /copilot gefolgt von deiner Anfrage (z. B. „Fasse die letzten Nachrichten zusammen“).Copilot kann:
      > Wichtige Nachrichten filtern       und Zusammenfassungen erstellen.
      > Antwortvorschläge generieren, um effizienter zu kommunizieren.
      > Dokumente analysieren und Inhalte aufbereiten.

    Apps

    Microsoft Teams bietet eine Vielzahl an Apps, die deine Produktivität steigern und die Zusammenarbeit im Team erleichtern. Egal, ob du Aufgaben verwalten, Notizen organisieren, Umfragen erstellen oder interaktive Whiteboards nutzen möchtest – mit den richtigen Tools kannst du Teams individuell anpassen und effizienter arbeiten. Viele dieser Apps sind direkt in Teams integrierbar und lassen sich mit wenigen Klicks aktivieren.

    Mit Planner und To Do behältst du den Überblick über Aufgaben, während OneNote und Loop für strukturierte Meetings sorgen. Wenn du Kontakte aus deinem CRM oder anderen Datenquellen nahtlos in Teams integrieren möchtest, ist Contacts by XPhone die perfekte Wahl. Für Abstimmungen und Umfragen bieten sich Forms oder Polly an, und mit Miro kannst du interaktive Whiteboards für Brainstorming-Sessions nutzen. Auch das Dokumentenmanagement wird mit SharePoint oder Lucidchart noch effizienter.

    In dieser Kategorie findest du eine Übersicht der besten Teams-Apps und Anleitungen zur Integration. Entdecke neue Funktionen, optimiere deine Arbeitsabläufe und nutze Teams noch effektiver! 🚀

    • Öffnen Sie Microsoft Teams.
    • Klicken Sie auf Anrufe in der linken Navigationsleiste.
    • Wählen Sie oben rechts Kontakte anzeigen aus, um die Personen-App zu öffnen.
    • Um die Personen-App anzuheften, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das App-Symbol und wählen Sie Anheften.

    Tipp: Um verschiedene Datenquellen an Teams anzubinden nutze die App Contacts by XPhone

    • Microsoft Planner: Erstelle und verwalte Aufgaben direkt in Teams mit Kanban-Boards.
    • To Do: Integriere persönliche Aufgabenlisten, um den Überblick über deine täglichen Aufgaben zu behalten.
    • Trello: Verknüpfe Trello-Boards mit Teams, um Projekte effizient zu organisieren.

    • Forms: Erstelle schnelle Umfragen für Meetings und Gruppenentscheidungen.
    • Polly: Eine interaktive App für Live-Abstimmungen in Teams-Chats und Meetings.
    • Slido: Nutze erweiterte Umfrage- und Q&A-Funktionen für größere Events und Webinare.

    Ihre individuelle Beratung

    Du suchst nach einer Lösung für die Kontaktverwaltung in Microsoft Teams, hast aber noch offene Fragen? Unser Expertenteam hilft dir weiter! Buche einen persönlichen Beratungstermin und erhalte individuelle Unterstützung – egal, ob es um die Integration externer Kontakte, Synchronisation mit CRM-Systemen oder optimierte Anrufsteuerung geht.

    Unsere Beratung richtet sich an Unternehmen, IT-Administratoren und Anwender, die ihre Teams-Telefonie effizienter gestalten möchten. Gemeinsam finden wir die beste Lösung für deine Anforderungen – flexibel per Videocall oder Telefon.

    📅 Jetzt Termin buchen und die Kontaktverwaltung in Teams optimal nutzen! 🚀