Case Study

Ob Video-Meetings, Calls oder Chats: Microsoft Teams bildet nahezu das komplette Kommunikations-Spektrum ab. Aber eine Sache funktioniert in Teams nicht so, wie man es erwarten würde: Kontakte finden. Name, Firma, Telefonnummer – kurz gesucht, sofort verfügbar? Die Realität sieht anders aus. 

„Wir mussten Kontakte händisch in Microsoft Teams übertragen. Und wenn in Teams ein Anruf reinkam, stand da nur eine unbekannte Nummer. Effizient war das nicht“, erzählt IT-Leiter Marco Schmidt von den Bonner Werkstätten. Die Organisation mit rund 1.100 Mitarbeitenden an 25 Standorten setzt Microsoft Teams mittlerweile als zentrales Kommunikations-Tool ein: für Meetings, Chat, und zunehmend auch als Telefonie-Lösung. 

„Unser Ziel ist es, langfristig eine Plattform für alles zu haben, statt mehrere parallel. Die alten Telefonanlagen werden sukzessive abgebaut“, so Schmidt.

Raus aus den Adress-Silos

Der Weg zur einheitlichen Kommunikations-Plattform mit sauber gepflegten Kontaktdaten stellte die Verantwortlichen vor große Herausforderungen. Denn die Bonner Werkstätten schlossen sich 2019 mit der Lebenshilfe Bonn zusammen. „Ein zentrales Adressbuch gab es nicht. Stattdessen pflegten die Mitarbeitenden Kontakte in den jeweiligen Telefonanlagen und teilweise in Excel-Listen. Jeder arbeitete weiterhin abgeschottet in seinem Bereich“, schildert Schmidt. Mit der Umstellung auf die Teams-Telefonie legten viele Mitarbeitende ihre Kontakte in Outlook an, um sie in Microsoft Teams angezeigt zu bekommen. „Für ein Unternehmen, das zusammenwachsen will, waren das echte Hindernisse“, sagt Schmidt.

Einbindung von Datenquellen in Teams

Die Lösung des Problems fanden die Bonner Werkstätten in „Contacts by XPhone“. Contacts führt Kontaktdaten aus verschiedenen Quellen wie Active Directory, freigegebenen Postfächern oder CSV-Dateien zusammen und macht sie DSGVO-konform in Microsoft Teams verfügbar. Auch eingehende Anrufe werden erkannt und aufgelöst, sofern die Nummer in einer der angebundenen Quellen hinterlegt ist. Die App ist dabei vollständig in Teams eingebunden und lässt sich direkt in der gewohnten Oberfläche bedienen. „Die Einführung von Contacts war für uns keine technische Spielerei, sondern ein notwendiger Schritt“, betont Schmidt. „Im Jahr 2025 muss ich Kontakte finden können. Punkt.“

Alle Kontakte an einem Ort – rollenbasiert und DSGVO-konform

Um eine zentrale Kontaktdatenbasis zu schaffen, exportierte die IT-Abteilung der Bonner Werkstätten zunächst alle vorhandenen Kontakte – darunter Informationen aus alten Telefonanlagen sowie Inhalte aus einer Shared Mailbox – vollständig ins Active Directory. „Da man bei der Kontaktsuche in Microsoft Teams nur echte Benutzer findet, aber keine zentralen, nicht personalisierten Rufnummern wie einen Empfang oder eine Abteilungsnummer, haben wir diese Entra ID angelegt“, erklärt Schmidt. Diese komplette Datenbasis diente später als Grundlage für die Anbindung in Contacts by XPhone. Eine große Rolle spielte von Anfang an der Datenschutz: Geteilte Kontakte, etwa aus dem Einkauf, sollten nicht für alle einsehbar sein. Das Berechtigungskonzept musste feingranuliert steuerbar sein. „Mit Contacts kann man genau definieren, wer welche Kontakte sehen darf. Für jede Datenquelle lassen sich individuelle Berechtigungen festlegen“, erklärt Marco Schmidt.

Die Integration von Contacts by XPhone in Microsoft Teams erfolgte verteilt über mehrere Tage, der Gesamtaufwand entsprach etwa einem Arbeitstag. Gemeinsam mit dem Anbieter C4B wurden Datenquellen eingerichtet, das Mapping konfiguriert und die Funktionen getestet. „Das unterstützt unsere Zusammenarbeit spürbar“, fasst Marco Schmidt zusammen.